Kendari, Portal.id – Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Sulawesi Tenggara (Sultra), meluncurkan Aplikasi Elektronik Sistem Informasi Manajemen Surat (e-SINAR) sebagai bentuk inovasi dalam pengembangan manajemen persuratan, bertempat Aula Bidang Diklat Perwakilan BKKBN Sultra, Selasa.
“Saya sangat mengapresiasi kegiatan ini karena akan sangat membantu organisasi dalam melakukan dan mengembangkan inovasi untuk mendukung manajemen dan tata kelola pengelolaan administrasi persuratan di lingkungan Perwakilan BKKBN Sultra,” kata Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi Sultra, Asmar, saat peluncuran aplikasi tersebut yang turut para koordinator dan Sub Koordinator Bidang BKKBN Sultra.
Asmar menyampaikan bahwa aplikasi e-SINAR ini sebagai tindak lanjut atas penugasannya kepada saudara Muslimin untuk mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan VII yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Tenggara sejak 29 Agustus sd 15 Desember 2022 .
“Aplikasi e-SINAR sebagai output dari Rancangan Aksi Perubahan yang harus dilaksanakan oleh setiap peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA),” katanya.
Asmar juga mengingatkan kepada seluruh jajaran agar inovasi seperti ini dapat terus dikembangkan untuk kemajuan organisasi.
“Apalagi saat ini perkembangan teknologi informasi menjadi sesuatu yang tidak dapat dihindari lagi dalam pelaksanaan urusan pemerintahan,” pungkas Asmar.
Sementara itu, Muslimin, sebagai reformer pada kegiatan ini menjelaskan bahwa aplikasi e-SINAR adalah aplikasi yang didesain untuk manajemen persuratan yang ada di Perwakilan BKKBN Provinsi Sultra yang memiliki fitur lengkap yang dapat merekam seluruh rangkaian proses pengelolaan surat yaitu pencatatan surat masuk dan keluar, disposisi surat, distribusi surat, pencarian surat dan agenda surat.
Menurut Muslimin, hal mendasar yang melatarbelakangi pengembangan aplikasi ini yang pertama adalah akuntabilitas penatausahaan arsip surat-menyurat belum tertata dengan baik.
“Hal ini dapat dilihat dari belum ada sebuah sistem yang menjamin keamanan arsip surat-menyurat tersebut. Biasanya surat yang di disposisi pimpinan akan diarsipkan masing-masing oleh setiap bidang penanggung jawab. Masih ditemukan arsip surat yang hilang, tercecer atau rusak,” kata Muslimin .
Hal kedua yang melatarbelakangi pengembangan aplikasi itu kata Muslimin, yakni sistem manajemen surat-menyurat konvensional.
“Hal ini kami anggap kurang efektif dan efisien karena selain pemborosan juga prosesnya membutuhkan waktu yang agak lama. Apalagi jika bidang yang menjadi tujuan surat tidak berada ditempat, maka bisa dipastikan bahwa proses pendistribusian surat tersebut akan terputus sampai waktu yang tidak bisa dipastikan,” katanya. .
Hal ketiga yang melatarbelakangi pengembangan aplikasi itu kata Muslimin, yakni sistem manajemen tata laksana persuratan belum tertata dengan baik.
“Hal ini dapat dilihat dari belum adanya SOP manajemen surat menyurat serta belum ditetapkannya pengelola manajemen surat secara resmi melalui Surat Keputusan (SK) pimpinan,” katanya.
Muslimin juga berharap inovasi ini tidak hanya sekedar untuk melengkapi dokumen sebagai pelatihan Pelatihan Administrator (PKA), tetapi juga dapat bermanfaat untuk pelatihan hanya dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dia sebagai Perwakilan Sekretaris BKKBN Provinsi Sultra dan pelaksanaan pelaksanaan reformasi di Lingkungan Perwakilan BKKBN Provinsi Sultra.
